POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU INTERNETOWEGO SYSTEM OBSŁUGI NAJMU
1. Administratorem Danych Osobowych jest: System Obsługi Najmu sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie pod adresem: ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków, NIP: 9452191405, REGON: 363795337, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000604035 (dalej „SON”, „Administrator” lub „Operator”).
2. Szanując Państwa prawa jako podmiotów danych osobowych (osób, których dane dotyczą) oraz respektując obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, ustawę o ochronie danych osobowych (zwaną dalej Ustawą) i inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych, zobowiązujemy się do zachowania bezpieczeństwa i poufności pozyskanych od Państwa danych osobowych. Wszyscy pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych, a nasza firma jako Administrator Danych Osobowych wdrożyła odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych. Posiadamy wdrożone procedury i polityki ochrony danych osobowych zgodne z RODO, dzięki którym zapewniamy zgodność z prawem oraz rzetelność procesów przetwarzania danych, a także egzekwowalność wszelkich praw przysługujących Państwu jako osobom, których dane dotyczą.
3. Wszelkie zapytania, wnioski, skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez naszą firmę (Administratora Danych Osobowych), zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na następujący adres e-mail: kontakt@systemobsluginajmu.pl lub w formie pisemnej na adres Administratora Danych Osobowych, tj. Szlak 77/222, 31-153 Kraków. W treści Zgłoszenia należy w sposób wyraźny wskazać:
a) dane osoby lub osób, których dotyczy Zgłoszenie,
b) zdarzenie, które jest powodem Zgłoszenia,
c) przedstawić swoje żądania oraz podstawę prawną tych żądań,
d) wskazać oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
4. W naszym Serwisie internetowym zbieramy następujące dane osobowe:
a) imię i nazwisko – w celu korzystania z Usług naszego Serwisu internetowego będą Państwo poproszeni o podanie swojego imienia i nazwiska, abyśmy mogli zrealizować usługi oraz abyśmy mieli możliwość kontaktu z Państwem,
b) numer telefonu – zdarza się, że dzwonimy do Państwa w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń jednocześnie proponując najbardziej korzystne rozwiązanie,
c) adres zamieszkania/pobytu/zameldowania – w Panelu administratora wymagamy również wskazania swojego adresu,
d) Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) – jest on niezbędny do fakturowania transakcji. Pobieramy go od przedsiębiorców oraz osób, które żądają wystawienia faktury i posiadają numer NIP, jednakże, w sytuacji kiedy nie posiadają Państwo nadanego numeru NIP, prosimy o uzupełnienie pola znakiem myślnika, tj. „-”
e) Numer konta bankowego do wpłat i numer rachunku do wypłat – dzięki wskazaniu tych numerów możliwym będzie realizowanie właściwych transakcji,
f) adres e-mail – poprzez adres e-mail wysyłamy do Państwa potwierdzenie usług, z których będą Państwo korzystać w ramach Serwisu internetowego, oraz kontaktujemy się z Państwem w razie zaistnienia takiej potrzeby związanej z realizowanym Zamówieniem. Jeżeli zapisali się Państwo do naszego newslettera, to na adres e-mail będziemy również wysłać do Państwa nasz Newsletter. W ramach Newslettera mogą Państwo otrzymywać również informacje o promocjach SON lub informacje handlowe SON,
g) adres IP urządzenia – informacje wynikające z ogólnych zasad połączeń realizowanych w Internecie takie jak adres IP (oraz inne informacje zawarte w logach systemowych) wykorzystywane są przez administratora Serwisu internetowego w celach technicznych. Adresy IP mogą też być wykorzystywane w celach statystycznych, w tym w szczególności do zbierania ogólnych informacji demograficznych (np. o regionie, z którego następuje połączenie),
h) Cookies – nasz Serwis internetowy wykorzystuje technologię Cookies w celu dostosowania jego funkcjonowania do Państwa indywidualnych potrzeb. W związku z tym mogą Państwo zgodzić się na to, aby wpisane przez Państwa dane i informacje zostały zapamiętane, dzięki czemu możliwe będzie korzystanie z nich przy następnych odwiedzinach naszego Serwisu internetowego bez potrzeby powtórnego ich wpisywania. Jeżeli natomiast nie zgadzają się Państwo na personalizowanie Serwisu internetowego, proponujemy wyłączenie obsługi plików Cookies w opcjach swojej przeglądarki internetowej.
i) inne dane podawane w Serwisie.
5. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez SON w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
a) dążenia do zawarcia, a następnie realizacji przedmiotu Umowy z Użytkownikiem Serwisu, w tym do prowadzenia Konta, pobierania, przechowywania i przekazywania faktur i rozpatrywania reklamacji związanych z Umową – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
b) zapewnienia Użytkownikom możliwości korzystania z funkcjonalności Konta i Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
c) ustalania, rozpatrywania i dochodzenia roszczeń w związku z zawartą Umową z Użytkownikiem, a także obrony swoich praw – art. 6 ust. 1 lit. f) oraz 9 ust. 2 lit. f) RODO,
d) realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
e) bieżącej komunikacji w przedmiocie zawartych Umów oraz prowadzenia korespondencji i odpowiadania na zapytania kierowane przez Użytkowników, co stanowi prawnie uzasadniony interes SON – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
f) przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na SON, co stanowi prawnie uzasadniony interes SON – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
g) prowadzenia analiz statystycznych i sprawozdawczości finansowej, co stanowi prawnie uzasadniony interes SON – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
h) dla celów prowadzenia marketingu bezpośredniego, w tym profilowania danych, co stanowi prawnie uzasadniony interes SON – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
i) wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną pod wskazany adres e-mail – pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie tego typu informacji – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
j) przekazywania ofert drogą telefoniczną, za pomocą urządzeń końcowych, w tym automatycznych systemów wywołujących - pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany numer telefonu – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
k) optymalizacji działania Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
6. Każdy z Państwa jako osoba korzystająca z naszego Serwisu internetowego ma możliwość wyboru, czy i w jakim zakresie chce korzystać z naszych usług oraz udostępniać informacje i dane o sobie w zakresie określonym treścią niniejszej Polityki prywatności.
7. Państwa dane osobowe przetwarzane są przez naszą firmę jako Administratora Danych Osobowych w celu realizacji usług świadczonych na rzecz Państwa (tj. osób których dane dotyczą) oferowanych w ramach Serwisu. Zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzamy wyłącznie te kategorie danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.
8. Pozyskane dane osobowe będą przechowywane przez SON przez okres realizacji zawartej Umowy, w tym prowadzenia Konta Użytkownika, i do czasu jej prawidłowego rozliczenia, a ponadto:
a) do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z zawartej Umowy,
b) przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń lub ich odpierania w związku z zawartą Umową,
c) przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji,
d) przez okres niezbędny do udokumentowania przez SON przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na niej spoczywających,
e) w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania (niezwiązane bezpośrednio z zawartymi umowami) – przez okres nie dłuższy niż 3 lata od pozyskania danych,
f) w celach marketingu bezpośredniego – do czasu zgłoszenia sprzeciwu na przetwarzanie danych w tym celu,
g) do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub ich dezaktualizacji (stwierdzonej przez SON) – jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody,
h) do czasu odwołania zgody na przesyłanie wiadomości w ramach usługi Newslettera,
9. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane przez SON poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim jednak wypadku SON zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi będą (w zależności od przypadku):
a) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO,
b) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską,
c) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO,
d) przekazanie danych odbywające się do podmiotu trzeciego, który uczestniczy w programie Privacy Shield.
W przypadku, gdy faktycznie dane Użytkownika będą przekazywane przez SON do podmiotów zlokalizowanych poza obszarem EOG, przysługuje Użytkownikowi prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez SON środków bezpieczeństwa związanych z ewentualnym przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się z SON.
10. Żadnych danych osobowych nie udostępniamy podmiotom trzecim, bez wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe bez zgody osoby, której dane dotyczą, mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom prawa publicznego tj. organom władzy i administracji (np. organom podatkowym, organom ścigania i innym podmiotom posiadającym umocowanie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa).
11. Dane osobowe Użytkowników mogą być powierzane przez SON do przetwarzania następującym kategoriom odbiorców:
a) podmiotom świadczącym na rzecz SON usługi wsparcia w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczania, wdrażania oraz serwisu oprogramowania a także hostingu i przechowywania danych etc.),
b) podmiotom świadczącym na rzecz SON usługi księgowe, w tym usługi w zakresie wystawiania faktur, prawne lub podatkowe,
c) podmiotom wspierającym SON w obsłudze zgłoszeń elektronicznych, masowej wysyłki wiadomości elektronicznych, komunikacji za pośrednictwem komunikatorów internetowych, elektronicznych formularzy kontaktowych i tym podobnych narzędzi służących do komunikacji,
d) podmiotom udostępniającym usługi na rzecz SON do śledzenia ruchu w Serwisie oraz analizy danych.
12. Dane osobowe nie podlegają profilowaniu przez Administratora.
13. Zgodnie z przepisami RODO każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy jako Administrator Danych Osobowych ma prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO – podając nam dane osobowe, mają Państwo prawo uzyskać do nich wgląd i dostęp; nie oznacza to jednak, że mają Państwo prawo dostępu do wszystkich dokumentów, na których Państwa dane widnieją, ponieważ mogą one zawierać informacje poufne; mają jednak Państwo prawo do informacji jakie Państwa dane i w jakim celu przetwarzamy oraz prawo do uzyskania kopii swoich danych osobowych,
b) poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych, o których mowa w art. 16 RODO – jeżeli Państwa dane osobowe uległy zmianie, prosimy o poinformowanie nas jako Administratora Danych Osobowych o tym fakcie, aby posiadane przez nas dane były zgodne ze stanem rzeczywistym oraz aktualne; również w sytuacji, gdy nie nastąpiła żadna zmiana danych osobowych, ale z jakichkolwiek względów dane te są nieprawidłowe lub zostały zapisane w sposób niepoprawny (np. na skutek omyłki pisarskiej), prosimy o informację w celu poprawienia lub sprostowania takich danych,
c) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o którym mowa w art. 17 RODO innymi słowy mają Państwo prawo żądania „skasowania” danych posiadanych przez nas jako Administratora Danych Osobowych oraz prawo do wystąpienia do nas jako Administratora Danych Osobowych, abyśmy poinformowali innych administratorów, którym przekazaliśmy Państwa dane o konieczności ich usunięcia. Mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych osobowych na przykład, gdy:
• cele, do których dane osobowe zostały pobrane, został osiągnięty np. zrealizowaliśmy w całości zawartą z Państwem Umowę,
• podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych była wyłącznie zgoda, która następnie została cofnięta i nie ma innych podstaw prawnych do dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych np. jeżeli wypisują się Państwo z subskrypcji newslettera i w inny sposób nie korzystają już Państwo z oferty SON,
• wnieśli Państwo sprzeciw w oparciu o art. 21 RODO i uważają Państwo, że nie mamy żadnych nadrzędnych podstaw prawnych pozwalających na dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych,
• Państwa dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem tzn. w celach niezgodnych z prawem lub bez jakiejkolwiek podstawy do przetwarzania danych osobowych – proszę pamiętać, że w takim przypadku muszą Państwo mieć podstawę do swojego żądania,
• konieczność usunięcia Państwa danych osobowych wynika z przepisów prawa,
• dane osobowe dotyczą osoby małoletniej i zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego,
d) ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO – mogą się Państwo zgłosić do naszej firmy z żądaniem ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli:
• kwestionują Państwo prawidłowość swoich danych osobowych, lub
• uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane bez podstawy prawnej, ale jednocześnie nie chcą Państwo, abyśmy usuwali te dane osobowe (czyli nie korzystają Państwo z uprawnienia, o którym mowa w literze poprzedzającej), lub
• złożyli Państwo sprzeciw, o którym mowa w lit. f niniejszego punktu, lub
• Państwa dane osobowe są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń np. przed sądem,
e) przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO – mają Państwo prawo uzyskania swoich danych w formacie umożliwiającym odczyt tych danych na komputerze oraz prawo do przesłania tych danych w takim formacie do innego administratora; prawo to przysługuje Państwu jedynie wówczas, gdy podstawą przetwarzania Państwa danych była zgoda (np. na subskrypcję newslettera) lub dane te były przetwarzane w sposób automatyczny,
f) wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych, o czym mowa w art. 21 RODO – mają Państwo prawo wnieść sprzeciw, jeżeli nie zgadzają się Państwo na przetwarzanie przez nas danych osobowych, które dotychczas przetwarzaliśmy w uzasadnionych celach zgodnych z przepisami prawa,
g) nie podlegania profilowaniu, o którym mowa w art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO – w naszym Serwisie internetowym nie będą Państwo podlegali zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu w rozumieniu RODO, chyba że wyrażą Państwo na to zgodę; dodatkowo zawsze będziemy Państwa informowali o profilowaniu, gdyby miało ono mieć miejsce,
h) wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), o którym mowa w art. 77 RODO - jeżeli uznają Państwo że przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem lub w jakikolwiek sposób naruszamy uprawnienia wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych.
14. W odniesieniu do prawa do usunięcia danych (prawa do bycia zapomnianym), zaznaczamy, że zgodnie z przepisami RODO nie mają Państwa prawa do skorzystania z tego uprawnienia, jeżeli:
a) przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do skorzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji,
b) przetwarzanie danych osobowych jest konieczne dla wywiązania się przez naszą firmę z obowiązków prawnych wynikających z przepisów – nie możemy usunąć Państwa danych przez okres niezbędny do wywiązania się z obowiązków (np. podatkowych), które nakładają na nas przepisy prawa,
c) przetwarzanie Państwa danych jest dokonywane na potrzeby dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń.
15. Jeżeli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw, o których mowa w punkcie 13, proszę użyć właściwych zakładek w Serwisie, które pozwalają usunąć Państwa Konto i dane zgromadzone w naszym Serwisie lub proszę przesłać wiadomość drogą poczty elektronicznej na adres e-mail: kontakt@systemobsluginajmu.pl.
16. Podanie danych osobowych:
a. w celach, o których mowa w pkt 5 lit. a) i c) powyżej – jest niezbędne do zawarcia i realizacji przedmiotu umowy z SON. W przypadku ich niepodania SON może odmówić zawarcia umowy,
b. w celach, o których mowa w pkt 5 lit. b) powyżej – jest niezbędne do umożliwienia korzystania z funkcjonalności konta w Portalu;
c. w celach, o których mowa w pkt 5 lit. d powyżej – jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych w tym punkcie przepisów prawa,
d. w pozostałym zakresie – jest dobrowolne.
17. Korzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google do dowolnej innej aplikacji będzie zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług Google API, w tym z wymogami dotyczącymi ograniczonego użytkowania.
18. Wszelkie słowa pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie naszego Serwisu internetowego, chyba że co innego wynika z treści niniejszej Polityki prywatności.
19. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności, odpowiednie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego. W przypadku niezgodności postanowień niniejszej Polityki prywatności z powyższymi przepisami, pierwszeństwo mają te przepisy.